OPIS SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W BANKU SPÓŁDZIELCZYM LWÓWEK ŚLĄSKI W LWÓWKU ŚLĄSKIM

I. Cele systemu kontroli wewnętrznej

W Banku działa system kontroli wewnętrznej, którego celem jest wspomaganie procesów decyzyjnych przyczyniających się do zapewnienia :

• skuteczności i efektywności działania Banku;
• wiarygodności sprawozdawczości finansowej;
• przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku;
• zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

II. Rola Zarządu, Rady Nadzorczej i Komitetu Audytu

Rola i zadania Zarządu

1. Zarząd, w ramach trzech linii obrony, odpowiada za zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie we wszystkich jednostkach/komórkach/stanowiskach organizacyjnych Banku, funkcjonowanie adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, który obejmuje funkcję kontroli i komórkę do spraw zgodności.
2. Do zadań Zarządu, należy w szczególności:

• ustanowienie, w ramach trzech linii obrony, kryteriów adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej ,
• zapewnienie ciągłości i skuteczności działania systemu kontroli wewnętrznej, a także właściwej współpracy wszystkich pracowników Banku w ramach funkcji kontroli z komórką do spraw zgodności i komórką audytu oraz dostępu osobom wykonującym czynności kontrolne/czynności audytowe do niezbędnych dokumentów źródłowych, w tym zawierających informacje poufne,
• określenie rodzaju działań podejmowanych w celu usunięcia nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej, w tym środki naprawcze
  i dyscyplinujące,
• sporządzanie okresowej (nie rzadziej niż raz w roku) informacji dla Rady Nadzorczej o sposobie wypełniania zadań przez pracowników Banku w ramach funkcji kontroli oraz komórki do spraw zgodności ze szczególnym uwzględnieniem:

1. adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w zapewnieniu osiągania każdego z celów systemu kontroli wewnętrznej,
2. skali i charakterze nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz najważniejszych działań zmierzających do usunięcia tych nieprawidłowości,
   w tym o podjętych środkach naprawczych i dyscyplinujących,
3. zapewnienia niezależności komórce do spraw zgodności,
4. zapewnienia środków finansowych niezbędnych do skutecznego wykonywania przez pracowników komórki zgodności oraz do systematycznego podnoszenia kwalifikacji oraz zdobywania doświadczenia i umiejętności przez pracowników tej komórki,

• zatwierdzanie listy istotnych procesów wyodrębnionych przez Bank oraz ich powiązanie z celami ogólnymi i szczegółowymi systemu kontroli wewnętrznej,
• zapewnienie dokonywania regularnego przeglądu wszystkich procesów funkcjonujących w Banku pod kątem ich istotności,
• zatwierdzenie zasad kategoryzacji nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej,
• zapewnienie niezależnego monitorowania przestrzegania mechanizmów kontrolnych poprzez określenie odpowiedniego jego zakresu i kryteriów,
• wyznaczenie komórki organizacyjnej/stanowiska odpowiedzialnej za zadania związane z prowadzeniem matrycy funkcji kontroli, określenie formy udokumentowania przeprowadzonego przeglądu i oceny efektywności wewnętrznych mechanizmów kontrolnych oraz wniosków wynikających z tych przeglądów,
• określenie trybu przekazania wewnątrz Banku raportu pokontrolnego/raportu,
  w celu podjęcia działań służących usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości mechanizmów kontroli oraz sposobu kontroli skorygowania tych nieprawidłowości.

Rola i zadania Rady Nadzorczej

1. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem funkcjonowania adekwatnego systemu kontroli wewnętrznej oraz odpowiedzialna jest za monitorowanie jego skuteczności, z zastrzeżeniem, iż nadzór nad funkcjonowaniem audytu wewnętrznego sprawuje Rada Nadzorcza Spółdzielni.
2. Nadzór Rady Nadzorczej nad funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej obejmuje m.in.:

• akceptowanie zasad funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, w tym matrycy funkcji kontroli,
• zatwierdzenie zasad kategoryzacji nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej,
• zatwierdzenie kryteriów adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej,
• półroczną ocenę efektów działań podjętych w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w funkcjonowaniu mechanizmów kontrolnych,
• coroczną ocenę adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, w tym funkcji kontroli, komórki do spraw zgodności oraz wyników audytu przeprowadzonego przez  komórkę audytu.

Wyłoniony z Rady Nadzorczej Komitet Audytu monitoruje skuteczność systemu kontroli wewnętrznej oraz  efektywność zarządzania ryzykiem braku zgodności.

III. Obowiązujący schemat organizacji trzech linii obrony w ramach struktury organizacji Banku.

1. Funkcjonujący w banku system zarządzania ryzykiem i system kontroli wewnętrznej są zorganizowane na trzech, niezależnych i wzajemnie uzupełniających się liniach obrony (poziomach).
2. Na pierwszą linię obrony składa się operacyjne zarządzanie ryzykiem powstałym
   w związku z działalnością prowadzoną przez Bank.
3. Na drugą linię obrony składa się:

• zarządzanie ryzykiem przez pracowników na specjalnie powołanych do tego stanowiskach lub w komórkach organizacyjnych, niezależnie od operacyjnego zarządzania ryzykiem na pierwszym poziomie, tj. m.in. komórka monitorowania ryzyka, komórka monitorująca ryzyko operacyjne, komórka monitorująca portfelowe ryzyko kredytowe
• komórka do spraw zgodności;
• niezależna komórka kontroli wewnętrznej.

4. Trzecią linię obrony stanowi audyt wewnętrzny realizowany przez Spółdzielczy System Ochrony SGB
5. Na wszystkich trzech poziomach, w ramach systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, pracownicy Banku w ramach realizowanych czynności odpowiednio stosują mechanizmy kontrolne lub niezależnie monitorują (poziomo lub pionowo) przestrzeganie mechanizmów kontrolnych.

IV. Funkcja kontroli

Na funkcję kontroli składają się wszystkie mechanizmy kontrolne w procesach funkcjonujących w Banku, niezależne monitorowanie przestrzegania mechanizmów kontrolnych oraz raportowanie w ramach funkcji kontroli.

V. Umiejscowienie, zakres zadań, niezależność komórki ds. zgodności i audytu wewnętrznego

Rola i zadania komórki kontroli wewnętrznej

1. W Banku, w pionie Prezesa Zarządu, działa komórka kontroli wewnętrznej odpowiedzialna za wykonywanie zadań związanych z niezależnym monitorowaniem pionowym.
2. Do zadań tej komórki należy m.in.:

• przeprowadzanie pionowych testów przestrzegania kluczowych mechanizmów kontrolnych,
• ocena adekwatności i skuteczności kluczowych mechanizmów kontrolnych,
• prowadzenie rejestru nieprawidłowości istotnych i krytycznych,
• raportowanie o przestrzeganiu kluczowych mechanizmów kontrolnych, obejmujące co najmniej zestawienie wykrytych nieprawidłowości znaczących i krytycznych,
• administrowanie matrycą funkcji kontroli, w tym pozyskiwanie informacji niezbędnych do przygotowania i aktualizacji matrycy.

Rola i zadania komórki do spraw zgodności

1.      Komórka do spraw zgodności odpowiedzialna jest za identyfikację, ocenę, kontrolę
i monitorowanie ryzyka braku zgodności działalności Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi (w szczególności rekomendacjami KNF nie związanymi z zarządzaniem ryzykiem).

2.      W ramach funkcji kontroli, komórka do spraw zgodności odpowiedzialna jest m.in. za zapewnienie zgodności poprzez:   

         1)      weryfikację bieżącą pionową, w przypadku gdy ta weryfikacja nie została przypisana innym pracownikom lub komórkom organizacyjnym w ramach drugiej linii obrony,

         2)      testowanie pionowe przestrzegania kluczowych mechanizmów kontrolnych, zapewniających osiąganie zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

3.      Proces zarządzania ryzykiem braku zgodności określony zostały w odrębnej regulacji normującej zasady zarządzania zgodności.

Rola i zadania komórki audytu wewnętrznego

Zasady wykonywania audytu wewnętrznego przez komórkę audytu Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenie SGB  określono zostały w  Umowie Systemu Ochrony.

VI. Zasady corocznej oceny skuteczności systemu kontroli wewnętrznej dokonywane przez Radę Nadzorcza

Rada Nadzorcza Banku dokonuje corocznej oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, w tym funkcji kontroli, komórki ds. zgodności oraz wyników audytu przeprowadzonego przez komórkę audytu wewnętrznego, z  uwzględnieniem opinii Komitetu Audytu.

W ramach dokonywanej oceny Rada Nadzorcza uwzględnia w szczególności sprawozdanie z przeprowadzonej weryfikacji kontroli wewnętrznej tj. mechanizmów i procedur kontroli wewnętrznej.

    Zarząd Banku Spółdzielczego

 Lwówek Śląski w Lwówku Śląskim